Politique de confidentialité

Préambule

La présente politique de confidentialité a pour objet de porter à la connaissance des personnes concernées les modalités et conditions dans lesquelles la société LVI Avocats procède à la collecte, au traitement et à la conservation de leurs données à caractère personnel, ainsi que l’ensemble des mesures techniques et organisationnelles mises en œuvre aux fins d’en garantir la sécurité et la confidentialité.

Au sens du présent document, la dénomination « LVI Avocats » (ci-après désignée par les termes « nous », « nos » ou « notre ») s’entend de la société LVI Avocats Conseil SAS, dont le siège social est établi au 7 rue Alfred de Vigny – 75008 Paris, des entités qu’elle détient et contrôle sur le territoire français, ainsi que de LVI Avocats Avocats, LVI Avocats Gestion privée, LVI Avocats Interprofessions et LVI Avocats Académie.

Les termes « vous », « votre » et « vos » désignent collectivement toute personne physique en relation avec LVI Avocats, notamment : les clients ayant souscrit à l’un de nos services, les prospects susceptibles d’y recourir, les fournisseurs, partenaires et prestataires, les visiteurs de nos sites web et de nos locaux, ainsi que les candidats à un emploi au sein de la structure (ci-après dénommés, selon le cas, « la personne concernée »).

L’expression « Donnée(s) à caractère personnel » désigne toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable au sens de la réglementation applicable en matière de protection des données, incluant notamment le nom, le prénom, la civilité, l’adresse postale, l’adresse électronique, tout identifiant en ligne tel qu’une adresse IP, la profession ou encore les diplômes détenus.

L’expression « Réglementation applicable en matière de protection des données à caractère personnel » désigne la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, dite loi « Informatique et Libertés », dans sa version actuellement en vigueur, ainsi que le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (ci-après le « RGPD »).

Le terme « Sites » désigne l’ensemble des sites web et applications numériques de LVI Avocats soumis à la présente politique et accessibles au moyen d’un navigateur internet. Il est expressément précisé que les sites et applications tiers vers lesquels des liens de renvoi seraient insérés ne relèvent pas du champ d’application de la présente politique.

Les termes définis avec une majuscule initiale et non expressément définis dans la présente politique se voient attribuer la signification que leur confère la réglementation applicable en matière de protection des données à caractère personnel.

La personne concernée reconnaît et accepte que l’utilisation du réseau internet est susceptible de générer des risques inhérents à ce médium, et s’engage à prendre toutes les mesures nécessaires à la préservation de son matériel informatique. En conséquence, la responsabilité de LVI Avocats ne saurait être engagée au titre des dommages éventuellement subis de ce chef.

LVI Avocats s’efforce d’assurer la continuité d’accès à ses sites. Néanmoins, LVI Avocats se réserve la faculté de suspendre ou de supprimer l’accès à tout ou partie de ses sites à tout moment et sans préavis. Sa responsabilité ne saurait être recherchée en cas d’impossibilité temporaire ou définitive d’accès à l’un ou plusieurs de ses sites.

Fondement et objet de la présente politique

En application des obligations d’information et de transparence découlant de la réglementation applicable en matière de protection des données à caractère personnel, LVI Avocats entend porter à la connaissance des personnes concernées les conditions dans lesquelles leurs données font l’objet d’un traitement.

Le présent document expose notamment les finalités poursuivies par la collecte des données à caractère personnel, les catégories de données traitées, les destinataires auxquels elles sont susceptibles d’être communiquées, ainsi que les durées de conservation applicables.

La présente politique comporte également des informations relatives aux droits reconnus aux personnes concernées ainsi qu’aux voies et moyens mis à leur disposition pour en assurer l’exercice effectif. Pour tout complément d’information sur l’étendue de ces droits et leurs modalités d’exercice, la personne concernée est invitée à consulter la rubrique dédiée.

Champ d’application

La présente politique de confidentialité est applicable à l’ensemble des traitements de données à caractère personnel mis en œuvre par LVI Avocats à l’égard des utilisateurs de ses sites, des candidats à ses offres d’emploi, de ses clients, prospects, fournisseurs, partenaires et prestataires.

Sans préjudice des informations contenues dans la présente politique, des informations complémentaires et circonstanciées peuvent être portées à la connaissance des personnes concernées par d’autres vecteurs d’information :

La politique de gestion des cookies de LVI Avocats, laquelle fournit aux visiteurs de ses sites web une information exhaustive sur les cookies et traceurs déposés sur leur terminal. Pour en prendre connaissance, la personne concernée est invitée à consulter ladite politique ;
Une notice d’information spécifique est mise à la disposition des collaborateurs et associés de LVI Avocats, leur assurant une information complète quant à la collecte et à l’utilisation de leurs données à caractère personnel ;
Dans l’hypothèse où la personne concernée souscrit à l’un des services proposés par LVI Avocats, une information détaillée et contextualisée figure au sein de l’instrumentum contractuel liant les parties ;
S’agissant du dispositif de vidéosurveillance déployé au sein des locaux de LVI Avocats, des mentions d’information réglementaires sont affichées à l’entrée de chaque espace concerné.

Il est en outre précisé que, préalablement à tout recours à des fournisseurs ou prestataires dans le cadre de traitements de données à caractère personnel, LVI Avocats conclut avec ces derniers un accord encadrant les conditions du traitement, conformément aux dispositions de l’article 28 du RGPD.

Contenu de la présente politique

La présente politique est structurée de manière à permettre à chaque personne concernée d’accéder directement aux informations la concernant, en fonction de la nature de sa relation juridique avec LVI Avocats.

Elle renseigne notamment les éléments suivants :

Les finalités du traitement : les objectifs poursuivis par la collecte et l’utilisation des données à caractère personnel ;
Les bases juridiques du traitement : les fondements légaux autorisant LVI Avocats à collecter et traiter lesdites données ;
Les catégories de données traitées : la nature des données à caractère personnel collectées et traitées ;
Les catégories de destinataires : les entités ou personnes habilitées à accéder aux données ;
Les durées de conservation : la période pendant laquelle les données sont conservées par LVI Avocats.

La présente politique contient également des informations complémentaires relatives aux transferts de données à caractère personnel hors de l’Espace Économique Européen, à l’existence éventuelle d’une prise de décision automatisée, aux mesures de sécurité déployées, ainsi qu’aux droits reconnus aux personnes concernées et aux modalités de leur exercice.

Qualité du responsable du traitement

LVI Avocats est susceptible de collecter et de traiter des données à caractère personnel dans le cadre de ses activités professionnelles et des services qu’il délivre, notamment lors de la visite de ses sites, pour assurer la gestion de ces derniers, aux fins de la fourniture de ses prestations, de l’information des personnes concernées, du suivi de la relation contractuelle, de la sécurisation de ses locaux et de l’instruction des candidatures reçues.

Dans le cadre de ses missions, LVI Avocats revêt par nature la qualité de responsable du traitement au sens des dispositions de l’article 4 du RGPD. À ce titre, il détermine les finalités et les moyens des traitements de données à caractère personnel mis en œuvre. Pour la réalisation de certaines opérations, LVI Avocats peut faire appel à des fournisseurs ou prestataires qui interviennent alors en qualité de sous-traitants, conformément à l’article 28 du RGPD.

Dans le cadre de certaines missions spécifiques, LVI Avocats peut également être amené à intervenir en qualité de sous-traitant au sens des articles 4 et 28 du RGPD. Il procède alors au traitement des données à caractère personnel pour le compte du responsable du traitement et sur ses seules instructions documentées.

Catégories de personnes concernées

Visiteurs des sites internet

Finalités du traitement

Dans le cadre de la navigation sur les sites de LVI Avocats, des données à caractère personnel sont susceptibles d’être collectées, notamment par le dépôt et la lecture de cookies ou traceurs sur le terminal de la personne concernée, sous réserve de l’obtention préalable de son consentement, aux fins suivantes :

Assurer le bon fonctionnement technique des sites ;
Mesurer les performances des sites et améliorer l’expérience utilisateur ;
Diffuser des contenus publicitaires personnalisés en fonction des habitudes de navigation ;
Permettre le partage de contenus via les réseaux sociaux ou plateformes intégrés aux sites.

Les sites de LVI Avocats font l’objet d’audits de conformité réguliers et satisfont aux obligations d’information et de recueil du consentement préalable au dépôt de cookies sur le terminal de la personne concernée. Le paramétrage des préférences en matière de cookies est accessible via le gestionnaire dédié, disponible en bas à gauche de l’interface.

Pour toute information complémentaire relative au dépôt et à l’utilisation des cookies, aux destinataires des données ainsi collectées et à leurs durées de conservation, la personne concernée est invitée à consulter la notice cookies.

Des données à caractère personnel peuvent également être collectées à l’occasion de la formulation de demandes d’information par la personne concernée, notamment pour :

Obtenir des informations relatives aux offres de service de LVI Avocats ;
Souscrire à la newsletter de LVI Avocats ;
Être informé(e) d’un évènement ou d’un webinar à venir ;
Prendre contact avec des ambassadeurs métiers (associés et collaborateurs en charge des podcasts, des relations médias, des publications, etc.) ;
Télécharger des ressources documentaires (études, guides pratiques, dossiers de presse, rapports, supports de webinars, etc.) ;
Témoigner en qualité de client, alumni, associé ou collaborateur de LVI Avocats ;
Créer et accéder à un espace utilisateur personnel sur la plateforme de LVI Avocats ;
Signaler, par le biais du dispositif d’alerte éthique, toute violation des lois et règlements en vigueur, tout manquement aux valeurs et politiques de LVI Avocats, toute atteinte grave aux droits humains et aux libertés fondamentales, à la santé, à la sécurité des personnes ou à l’environnement, ainsi que tout fait de corruption, de trafic d’influence ou toute menace à l’intérêt général.

Bases juridiques du traitement

Les traitements de données à caractère personnel opérés dans le cadre de la navigation sur les sites de LVI Avocats reposent sur les bases juridiques suivantes :

Le consentement de la personne concernée, recueilli lors de la navigation sur les sites, du remplissage d’un formulaire de contact, de l’inscription à la newsletter, du dépôt d’un témoignage ou de la connexion à l’espace utilisateur, conformément à l’article 6, 1°, a) du RGPD ;
L’intérêt légitime de LVI Avocats à diffuser des informations relatives à ses offres de service, aux évènements qu’il organise et aux formations qu’il propose, conformément à l’article 6, 1°, f) du RGPD ;
Le respect d’une obligation légale, s’agissant de la mise en œuvre du dispositif d’alerte éthique, notamment en application de la loi n°2016-1691 du 9 décembre 2016 relative à la transparence, à la lutte contre la corruption et à la modernisation de la vie économique, conformément à l’article 6, 1°, c) du RGPD.

Catégories de données à caractère personnel traitées

Dans le cadre de la navigation sur les sites, de la soumission d’une demande par formulaire ou de la connexion à l’espace utilisateur, LVI Avocats est susceptible de traiter les catégories de données suivantes :

Les données à caractère personnel mémorisées par les cookies et autres traceurs (pour toute information complémentaire, la personne concernée est invitée à consulter la notice cookies) ;
Les données d’identification (civilité, nom, prénom, photographie) ;
Les données de contact (adresse électronique professionnelle, adresse postale, numéro de téléphone) ;
Les données relatives à l’activité professionnelle (dénomination sociale ou entité d’appartenance, fonction exercée) ;
Les données nécessaires au traitement de la demande formulée (nature et contenu de ladite demande).

Lors de la collecte par voie de formulaire, les données à caractère personnel dont la fourniture est obligatoire sont signalées par un astérisque. Chacune de ces données est strictement nécessaire à la réalisation des finalités poursuivies. Les services de LVI Avocats ne sont pas destinés aux mineurs de moins de quinze (15) ans, lesquels sont expressément invités à s’abstenir de communiquer toute donnée à caractère personnel.

LVI Avocats ne procède à aucune collecte intentionnelle de données à caractère personnel relevant des catégories particulières visées à l’article 9 du RGPD. Il est néanmoins précisé que LVI Avocats pourrait être amené à traiter de telles données dans l’hypothèse où la personne concernée déciderait de les communiquer de sa propre initiative, notamment dans le cadre de la rédaction d’un formulaire ou de sa participation à un évènement (à titre d’exemple, la mention d’un régime alimentaire particulier susceptible de révéler une appartenance religieuse ou des allergies alimentaires). La communication volontaire de telles données vaut consentement de la personne concernée à leur traitement.

Catégories de destinataires des données

Dans le cadre de la navigation sur les sites, les données à caractère personnel collectées sont susceptibles d’être communiquées aux destinataires suivants :

Les personnes habilitées du service Marketing et Communication de LVI Avocats, dans le cadre de l’émission de communications commerciales et institutionnelles ;
Les personnes habilitées de LVI Avocats Académie ;
Les collaborateurs et associés de LVI Avocats que la personne concernée contacte par le biais des formulaires en ligne ;
Les fournisseurs, partenaires et prestataires de LVI Avocats, dans les limites nécessaires à l’accomplissement de leurs missions.

Durées de conservation des données

Les durées de conservation applicables aux données à caractère personnel collectées dans le cadre de la navigation sur les sites sont les suivantes :

Les données à caractère personnel mémorisées par les cookies et traceurs sont conservées pendant une durée n’excédant pas celle strictement nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées (pour toute information complémentaire, la personne concernée est invitée à consulter la notice cookies) ;
Les données collectées aux fins d’envoi de communications (offres de service, newsletter, évènements) sont conservées jusqu’au retrait du consentement de la personne concernée, ou pendant une durée de trois (3) ans à compter du dernier contact entre les parties. À l’expiration de ce délai, les données font l’objet d’une suppression définitive. En cas d’opposition de la personne concernée à la réception de communications, une trace de cette opposition est conservée aux fins du respect de celle-ci.

Visiteurs des locaux

Finalités du traitement

Dans le cadre de la visite des locaux de LVI Avocats, des données à caractère personnel sont collectées aux fins suivantes :

Assurer la sécurité des biens, des personnes et des informations confidentielles au sein des locaux, notamment par le recours à un dispositif de vidéosurveillance ;
Exercer et défendre les droits de LVI Avocats et des personnes concernées ;
Contrôler et réguler l’accès aux bureaux et salles de conférence ;
Préserver l’intégrité et la sécurité du système d’information de LVI Avocats lors de l’accès au réseau Wi-Fi des locaux ;
Prévenir et faire obstacle à toute activité délictuelle ou criminelle ;
Établir, exercer ou défendre des droits en justice.

Les politiques et normes de sécurité physique applicables au sein des locaux de LVI Avocats sont établies conformément à la réglementation en vigueur et aux standards du réseau LVI Avocats.

Bases juridiques du traitement

En application de l’article 6, 1°, f) du RGPD, les traitements de données à caractère personnel opérés dans le cadre de la visite des locaux de LVI Avocats reposent sur la base juridique de l’intérêt légitime de LVI Avocats, lequel consiste à assurer la sécurité des biens, des personnes et des informations confidentielles, à prévenir les activités délictuelles, ainsi qu’à établir, exercer ou défendre ses droits devant les juridictions compétentes.

Catégories de données à caractère personnel traitées

Aux fins de contrôle des accès et de sécurisation de ses locaux, LVI Avocats est susceptible de collecter les données suivantes :

Les nom et prénom du visiteur ;
La date et l’heure de la visite ;
L’adresse IP ainsi que l’historique de navigation lors de la connexion au réseau Wi-Fi de LVI Avocats ;
Les images captées par le dispositif de vidéosurveillance.

Chacune de ces données est strictement nécessaire à la réalisation des finalités poursuivies. Conformément à la réglementation applicable, des mentions d’information réglementaires relatives au dispositif de vidéosurveillance sont affichées à l’entrée de chaque espace concerné.

Catégories de destinataires des données

Les données à caractère personnel collectées dans le cadre des visites des locaux sont susceptibles d’être communiquées aux destinataires suivants :

Les services de police, de gendarmerie et les instances judiciaires compétentes, en cas de contentieux ou d’incident ;
Les personnes habilitées de LVI Avocats, en cas de contentieux ou d’incident ;
Les équipes réseau de LVI Avocats et les personnes disposant d’un accès au portail d’authentification, dans le cadre de la connexion au réseau Wifi Guest ;
Les tiers mandatés à cet effet, dans le cadre de procédures contentieuses ou d’opérations de maintenance, dans les strictes limites de leur mission.

L’accès aux images et informations issues du dispositif de vidéosurveillance est strictement encadré par un régime d’habilitations restreintes, soumises à révision périodique.

Durées de conservation des données

Les durées de conservation applicables aux données collectées dans le cadre des visites des locaux sont les suivantes :

Les données relatives à la visite (nom, prénom, date et heure) sont conservées pendant une durée maximale de trois (3) mois, à l’issue de laquelle elles sont définitivement supprimées ;
Les images issues du dispositif de vidéosurveillance sont conservées sur une durée glissante de trente (30) jours, en application d’une procédure de purge automatique. En cas d’incident lié à la sécurité nécessitant une investigation approfondie, les images concernées peuvent être extraites et conservées sur un support distinct jusqu’à clôture définitive des procédures afférentes, dans des conditions d’accès strictement encadrées ;
Les données relatives à la connexion au réseau Wifi Guest sont conservées de manière sécurisée pendant une durée de un (1) an, à l’issue de laquelle elles sont définitivement supprimées.

Candidats et candidats potentiels

Finalités du traitement

Dans le cadre de ses activités de recrutement et de l’instruction des candidatures reçues, LVI Avocats est amené à collecter et traiter des données à caractère personnel afférentes aux candidats et candidats potentiels, aux fins suivantes :

Adresser aux candidats des newsletters et offres d’emploi correspondant à leur profil et à leurs préférences ;
Permettre le dépôt de candidature et la gestion de l’espace personnel du candidat ;
Évaluer les aptitudes et compétences professionnelles du candidat au regard du poste proposé ;
Assurer les échanges avec le candidat par voie téléphonique, électronique ou postale ;
Réaliser des analyses, statistiques et rapports relatifs à l’utilisation des outils de recrutement ;
Constituer et alimenter une base de données de candidatures (CVthèque) ;
Contacter le candidat en vue de lui proposer de postuler à une offre d’emploi correspondant à son profil.

Le processus de recrutement peut s’effectuer par approche directe, par cooptation, par délégation à un cabinet de recrutement spécialisé ou dans le cadre de partenariats avec des établissements d’enseignement supérieur.

Dans l’hypothèse où la candidature reçoit un avis favorable de LVI Avocats et se traduit par la remise d’une offre formelle d’emploi, l’ensemble des informations communiquées par le candidat sont susceptibles d’être utilisées par LVI Avocats dans le cadre de la relation de travail ainsi établie, dans le strict respect du droit applicable.

Bases juridiques du traitement

En vertu de l’article 6 du RGPD, les traitements de données à caractère personnel mis en œuvre dans le cadre du processus de recrutement reposent sur les bases juridiques suivantes :

L’exécution de mesures précontractuelles prises à la demande du candidat, dans le cadre de sa postulation à une offre d’emploi, conformément à l’article 6, 1°, b) du RGPD ;
L’intérêt légitime de LVI Avocats à constituer et à alimenter sa CVthèque, conformément à l’article 6, 1°, f) du RGPD ;
Le consentement du candidat à être recontacté pour une offre d’emploi ultérieure, conformément à l’article 6, 1°, a) du RGPD ;
L’intérêt légitime de LVI Avocats à soumettre le candidat à des tests d’aptitude aux fins d’évaluation de l’adéquation de son profil au poste envisagé, conformément à l’article 6, 1°, f) du RGPD ;
Le respect d’une obligation légale, s’agissant des vérifications préalables à l’embauche et des déclarations obligatoires, conformément à l’article 6, 1°, c) du RGPD.

Catégories de données à caractère personnel traitées

Les catégories de données à caractère personnel collectées dans le cadre du processus de recrutement comprennent : les données d’identification (nom et prénom), les données de contact (adresse électronique, adresse postale, numéro de téléphone), les données relatives au parcours professionnel et à l’expérience (emplois, fonctions et postes occupés), le parcours académique (diplômes et certifications), les compétences et le niveau de maîtrise linguistique à l’écrit et à l’oral, les données relatives à la rémunération actuelle et aux prétentions salariales, les zones de mobilité géographique, ainsi que, le cas échéant, les données librement accessibles sur le compte LinkedIn ou tout autre réseau social professionnel du candidat.

Dans l’hypothèse où la candidature aboutit à la conclusion d’un contrat de travail, LVI Avocats est en outre amené à collecter les données nécessaires au respect de ses obligations en matière de droit social, telles que le numéro de sécurité sociale et les informations relatives à un éventuel handicap. LVI Avocats peut également solliciter la production d’un extrait de casier judiciaire aux fins de préservation de la sécurité et de l’intégrité de la structure, lequel est détruit immédiatement après sa consultation, sauf obligation réglementaire contraire.

Catégories de destinataires des données

Dans le cadre du processus de recrutement, les données à caractère personnel des candidats sont susceptibles d’être communiquées aux destinataires suivants :

Les personnes habilitées de LVI Avocats impliquées dans le processus de recrutement (service recrutement, manager pressenti et son équipe) ;
Les fournisseurs, partenaires et prestataires intervenant dans le cadre du recrutement (cabinets de recrutement, fournisseurs d’outils d’évaluation, éditeurs de solutions dédiées au recrutement) ;
Les organismes de protection sociale compétents, dans l’hypothèse où la candidature aboutit à la conclusion d’un contrat de travail (déclaration préalable à l’embauche).

Dans toute hypothèse où des fournisseurs, partenaires ou prestataires sont amenés à accéder aux données à caractère personnel des candidats, LVI Avocats s’assure de la mise en place de mesures de sécurité adéquates et de garanties appropriées, formalisées dans le cadre d’un accord contractuel conforme aux exigences de l’article 28 du RGPD.

Durées de conservation des données

Les données à caractère personnel des candidats sont conservées pendant une durée de deux (2) ans à compter du dernier contact entre les parties, sauf demande de suppression anticipée formulée par le candidat.

À titre conservatoire et aux fins de prévention d’un éventuel contentieux, les données à caractère personnel peuvent être conservées en archivage intermédiaire pendant une durée de cinq (5) ans, période durant laquelle leur consultation est soumise à des conditions d’habilitation strictes et ne peut intervenir que de manière ponctuelle et motivée. En l’absence d’exercice de droits en justice, les données sont définitivement supprimées à l’expiration de ce délai.

Associés et collaborateurs de LVI Avocats

Les données à caractère personnel collectées dans le cadre du processus de recrutement décrit ci-avant sont utilisées et complétées pour les besoins de la relation de travail, notamment aux fins suivantes :

Satisfaire aux obligations déclaratives en matière de droit du travail et de droit social ;
Assurer le contrôle de l’indépendance personnelle des associés et collaborateurs, conformément aux règles déontologiques applicables à la profession ;
Établir les bulletins de salaire et réaliser l’ensemble des déclarations sociales y afférentes ;
Organiser et coordonner les missions et le travail des équipes ;
Évaluer les performances professionnelles et mettre en œuvre des actions de formation continue ;
Assurer la sécurité des personnes et la gestion des accès aux bâtiments.

L’ensemble des opérations de traitement mises en œuvre pendant la durée de l’emploi au sein de LVI Avocats font l’objet d’une notice d’information détaillée, remise à chaque collaborateur et associé au moment de son intégration. Cette notice est actualisée autant que nécessaire et présentée chaque année lors du processus d’engagement annuel.

La notice d’information est accessible et téléchargeable depuis l’intranet de LVI Avocats.

Fournisseurs, partenaires et prestataires

Finalités du traitement

À l’occasion de l’établissement et de l’exécution de relations contractuelles avec ses fournisseurs, partenaires et prestataires, LVI Avocats est susceptible de traiter des données à caractère personnel les concernant, lorsque ceux-ci sont des personnes physiques ou lorsque leurs propres collaborateurs sont impliqués, notamment aux fins suivantes :

Gestion et suivi de la relation d’affaire ;
Exécution des services et prestations contractuellement définis ;
Communication interne et externe ;
Administration, gestion et développement des outils et solutions numériques de LVI Avocats ;
Administration, gestion et développement des activités et offres de services de LVI Avocats ;
Sécurisation du système d’information, gestion des risques et contrôle de la qualité ;
Respect des obligations légales, réglementaires et déontologiques applicables à LVI Avocats ;
Constatation, exercice et défense des droits de LVI Avocats devant les juridictions compétentes.

Bases juridiques du traitement

En vertu de l’article 6 du RGPD, les traitements de données à caractère personnel opérés à l’égard des fournisseurs, partenaires et prestataires reposent sur les bases juridiques suivantes :

L’exécution du contrat liant les parties, conformément à l’article 6, 1°, b) du RGPD ;
L’intérêt légitime de LVI Avocats à assurer la gestion des paiements, des frais, des dépenses et le recouvrement des sommes dues, conformément à l’article 6, 1°, f) du RGPD ;
Le respect d’une obligation légale incombant à LVI Avocats, notamment en matière d’identification et de prévention des conflits d’intérêts et de conformité aux règles déontologiques, légales et réglementaires applicables, conformément à l’article 6, 1°, c) du RGPD ;
L’intérêt légitime de LVI Avocats à exercer ses droits en justice, conformément à l’article 6, 1°, f) du RGPD.

Catégories de données à caractère personnel traitées

Les données à caractère personnel traitées dans le cadre des relations avec les fournisseurs, partenaires et prestataires comprennent des données d’identification (nom et prénom), des données professionnelles (poste occupé), des données de contact (adresse électronique, numéro de téléphone, lieu de travail) ainsi que des données à caractère financier.

LVI Avocats se réserve la faculté de traiter toute autre donnée à caractère personnel nécessaire à l’exécution des obligations contractuelles. Pour une information exhaustive des catégories de données traitées, la personne concernée est invitée à se référer à l’instrumentum contractuel la liant à LVI Avocats.

Catégories de destinataires des données

Les données à caractère personnel des fournisseurs, partenaires et prestataires sont susceptibles d’être communiquées aux destinataires suivants :

Les collaborateurs et associés de LVI Avocats en charge de l’exécution du contrat ;
Le cas échéant, les prestataires externes, collaborateurs extérieurs et experts dont l’intervention est nécessaire à la réalisation des finalités susmentionnées ;
Les fournisseurs de LVI Avocats, dans le cadre strict de leurs prestations et dans le respect des mesures de sécurité techniques et organisationnelles définies par LVI Avocats.

L’ensemble de ces destinataires est soumis à des obligations strictes de confidentialité et de sécurité. LVI Avocats peut en outre être tenu de communiquer des données à caractère personnel en réponse à des réquisitions judiciaires ou administratives, dans le cadre d’audits de conformité ou de sécurité, ou encore en cas de restructuration, de cession ou de tout autre transfert d’activité auquel se rapportent les données concernées.

Durées de conservation des données

Les données à caractère personnel collectées dans le cadre des relations avec les fournisseurs, partenaires et prestataires sont conservées pour la durée de la relation contractuelle, augmentée des délais de prescription applicables en droit commun. À l’expiration de cette période, les documents et fichiers font l’objet d’une suppression sécurisée, conformément aux politiques internes de LVI Avocats.

Prospects

Finalités du traitement

Dans le cadre de ses activités de prospection commerciale, LVI Avocats est amené à traiter des données à caractère personnel afférentes à ses prospects aux fins suivantes :

Adresser des informations relatives aux offres de service de LVI Avocats par voie de newsletter ou de sollicitations commerciales ciblées ;
Adresser des invitations aux évènements organisés par LVI Avocats ;
Informer les prospects des opportunités de formation disponibles ;
Administrer et instruire le processus d’acceptation d’un nouveau client.

Bases juridiques du traitement

En vertu de l’article 6 du RGPD, les traitements de données à caractère personnel mis en œuvre à l’égard des prospects reposent sur les bases juridiques suivantes :

Le consentement de la personne concernée, recueilli lors du remplissage d’un formulaire de contact ou lors de l’inscription à une newsletter, conformément à l’article 6, 1°, a) du RGPD ;
L’intérêt légitime de LVI Avocats à diffuser des informations relatives à ses offres de service, aux évènements qu’il organise et aux formations qu’il propose, conformément à l’article 6, 1°, f) du RGPD ;
Le respect d’une obligation légale d’évaluation des nouveaux clients, notamment en application de la loi n°2016-1691 du 9 décembre 2016 dite loi Sapin II et des dispositions de la 5ème directive anti-blanchiment intégrées au Code Monétaire et Financier, conformément à l’article 6, 1°, c) du RGPD.

Catégories de données à caractère personnel traitées

Aux fins de communication d’informations relatives aux offres de service, évènements et formations, LVI Avocats collecte les données suivantes : nom, prénom, coordonnées (adresse électronique personnelle et/ou professionnelle), numéro de téléphone (personnel et/ou professionnel), dénomination de l’employeur ou de l’organisation d’appartenance, fonction exercée, date et lieu de naissance (dans le cadre du processus d’acceptation d’un nouveau client), antécédents judiciaires (condamnations pénales et infractions, dans le cadre du processus d’acceptation d’un nouveau client), ainsi que les réponses aux invitations et confirmations de participation aux évènements organisés.

LVI Avocats ne procède à aucune collecte intentionnelle de données relevant des catégories particulières visées à l’article 9 du RGPD. Le traitement des données relatives aux condamnations pénales et aux infractions, fondé sur l’article 10 du RGPD, est rendu nécessaire par le respect des obligations légales de LVI Avocats en matière de lutte contre le blanchiment des capitaux et le financement du terrorisme.

Catégories de destinataires des données

Les données à caractère personnel communiquées aux fins d’information sur les offres de service, évènements et formations sont susceptibles d’être accessibles par :

Les personnes habilitées du service Marketing et Communication de LVI Avocats ;
Les personnes habilitées de LVI Avocats Académie ;
Les partenaires e-learning et évènementiels de LVI Avocats ;
Les organismes gouvernementaux et autorités publiques compétents en matière de formation.

Les données à caractère personnel collectées dans le cadre du processus d’acceptation de nouveaux clients sont susceptibles d’être accessibles par :

Les personnels habilités du service Risk Management de LVI Avocats ;
La direction générale de LVI Avocats ;
TRACFIN (Traitement du renseignement et action contre les circuits financiers clandestins), dans le cadre d’une déclaration de soupçon.

Durées de conservation des données

Les durées de conservation applicables aux données des prospects sont les suivantes :

Les données collectées aux fins d’envoi de communications commerciales sont conservées sur le CRM jusqu’au retrait du consentement de la personne concernée, ou pendant une durée de trois (3) ans à compter du dernier contact entre les parties. En cas d’opposition à la réception de communications, une trace de cette opposition est conservée aux fins du respect de celle-ci ;
Les résultats de l’évaluation conduite dans le cadre du processus d’acceptation de nouveaux clients sont conservés pendant une durée de cinq (5) ans à compter de la cessation de la relation avec le client concerné.

Clients

Finalités du traitement

LVI Avocats propose à ses clients un éventail étendu de services, notamment des missions d’expertise comptable, de conseil et de formation. Il est précisé que les données à caractère personnel communiquées par la personne concernée à l’occasion de sa relation en tant que prospect sont susceptibles d’être utilisées et complétées dans le cadre de la relation client.

Dans le cadre d’une relation contractuelle avec LVI Avocats, les données à caractère personnel du client peuvent être collectées et traitées aux fins suivantes :

Exécution des prestations de service objets du contrat ;
Administration et support des outils informatiques utilisés dans le cadre des missions (messagerie électronique, applications métiers, etc.) ;
Gestion comptable et financière, y compris la facturation des prestations ;
Développement commercial et marketing (enquêtes de satisfaction, communications relatives aux offres de service, évènements et sessions de formation) ;
Gestion de la participation du client aux évènements et formations organisés par LVI Avocats ;
Établissement de statistiques ;
Administration et gestion du processus de renouvellement de la relation client ;
Fourniture d’une assistance à la demande ;
Réponse aux demandes formulées par les autorités compétentes auxquelles LVI Avocats est soumis ;
Exercice des droits de LVI Avocats devant les autorités compétentes.

Dans le cadre de certaines prestations de service, LVI Avocats peut être amené à collecter et utiliser des données à caractère personnel relatives aux salariés, fournisseurs et clients du client. La collecte de ces données étant indirecte, il incombe au client d’informer les personnes concernées du traitement de leurs données par LVI Avocats, conformément aux dispositions de la réglementation applicable. LVI Avocats peut notamment être amené à traiter de telles données dans le cadre de missions d’expertise comptable, de gestion sociale, de conseil et d’accompagnement fiscal ou juridique.

Bases juridiques du traitement

En vertu de l’article 6 du RGPD, les traitements de données à caractère personnel mis en œuvre à l’égard des clients reposent sur les bases juridiques suivantes :

L’intérêt légitime de LVI Avocats à exécuter les prestations de service objets du contrat et à mettre en place les conditions organisationnelles nécessaires au bon déroulement des missions, conformément à l’article 6, 1°, f) du RGPD ;
L’intérêt légitime de LVI Avocats à adresser des communications à des fins d’information, d’organisation d’évènements et de prospection commerciale, conformément à l’article 6, 1°, f) du RGPD ;
Le respect d’obligations légales, réglementaires ou déontologiques (transmission d’informations à des organismes publics, lutte contre la fraude et le blanchiment de capitaux, etc.), conformément à l’article 6, 1°, c) du RGPD.

Catégories de données à caractère personnel traitées

Aux fins d’exécution des prestations de service et d’organisation des missions, LVI Avocats collecte notamment les catégories de données suivantes :

Les données d’identité (nom, prénom, sexe, date de naissance, adresse postale, etc.) ;
Les données de contact (adresse électronique personnelle et/ou professionnelle, numéro de téléphone, etc.) ;
Les données relatives à l’activité professionnelle (dénomination de l’organisation, service d’appartenance, fonction exercée, ancienneté, données d’absence et de congés, informations relatives aux assurances et retraites professionnelles, etc.) ;
Les données à caractère financier (données relatives à la rémunération, à l’imposition, aux investissements, etc.) ;
Toute autre donnée à caractère personnel, concernant le client ou des tiers, communiquée à LVI Avocats dans le cadre des échanges précontractuels ou de l’exécution du contrat.

Pour une information exhaustive des catégories de données traitées, la personne concernée est invitée à se référer à l’instrumentum contractuel la liant à LVI Avocats.

Catégories de destinataires des données

Les données à caractère personnel communiquées par les clients sont susceptibles d’être accessibles par les destinataires suivants :

Les personnes habilitées de LVI Avocats, dans le cadre strict de l’exercice de leurs missions ;
Les auditeurs externes dans le cadre de leurs missions de contrôle ;
Les fournisseurs, partenaires et prestataires de LVI Avocats ;
Les juridictions, tribunaux, organismes gouvernementaux et autorités publiques, en réponse à des réquisitions ou aux fins de conformité aux obligations légales et procédurales applicables.

Durées de conservation des données

Les données à caractère personnel collectées ou confiées par les clients, leurs salariés, les membres de l’entourage familial de ces derniers ou tout autre tiers directement impliqué dans la prestation de service objet du contrat, sont conservées pendant la durée de la relation contractuelle, augmentée d’une durée n’excédant pas les délais de prescription légalement applicables.

À l’expiration de la période de conservation, les documents et fichiers font l’objet d’une suppression sécurisée, conformément aux politiques internes de LVI Avocats et aux normes régissant son secteur d’activité.

Transferts de données hors de l’Espace Économique Européen

LVI Avocats privilégie le recours à des prestataires et partenaires établis au sein de l’Espace Économique Européen (EEE) pour l’ensemble des opérations de traitement de données à caractère personnel qui lui sont confiées.

Toutefois, dans le cadre de l’exécution de ses prestations, LVI Avocats peut être amené à communiquer des données à caractère personnel à des fournisseurs, partenaires et prestataires établis hors de l’EEE (à titre d’exemple : fournisseurs de technologies informatiques, de solutions d’hébergement en nuage, de maintenance de sites web).

Dans l’hypothèse où ces tiers seraient établis dans des pays ne bénéficiant pas d’une décision d’adéquation de la Commission européenne reconnaissant un niveau de protection suffisant des données à caractère personnel, LVI Avocats s’engage à mettre en œuvre les garanties appropriées prévues à l’article 46 du RGPD, et notamment les clauses contractuelles types adoptées et publiées par la Commission européenne le 4 juin 2021.

Enfin, dans l’hypothèse où l’instrumentum contractuel liant les parties stipulerait que les données à caractère personnel confiées à LVI Avocats doivent demeurer localisées dans une zone géographique déterminée, LVI Avocats s’interdit formellement de procéder à toute modification de ladite localisation sans l’accord préalable et exprès de la personne concernée.

Prise de décision automatisée

Une décision entièrement automatisée s’entend de toute décision prise à l’égard d’une personne physique par le seul truchement d’algorithmes appliqués à ses données à caractère personnel, sans qu’aucune intervention humaine n’intervienne dans le processus décisionnel.

LVI Avocats déclare qu’aucun des traitements de données à caractère personnel qu’il met en œuvre ne prévoit de prise de décision entièrement automatisée au sens de l’article 22 du RGPD. En effet, bien que des algorithmes soient susceptibles, dans certains cas, d’être appliqués aux données à des fins d’aide à la décision, LVI Avocats procède systématiquement à un réexamen humain de la décision ainsi rendue, afin de s’assurer du caractère juste, équitable et objectif de celle-ci.

Toutefois, dans l’hypothèse où un tel processus décisionnel entièrement automatisé devrait être mis en place, LVI Avocats s’engage à en informer les personnes concernées, dès la collecte de leurs données et à tout moment sur leur demande, en précisant l’existence d’un tel processus, sa logique sous-jacente et les conséquences envisagées. Dans ce cas, les personnes concernées bénéficieraient en outre du droit d’obtenir une intervention humaine, d’exprimer leur point de vue et de contester la décision rendue.

Mesures de sécurité

LVI Avocats s’engage, de manière générale, à maintenir un environnement sécurisé et fiable pour l’ensemble des données à caractère personnel et des informations confidentielles qui lui sont confiées, conformément aux exigences de l’article 32 du RGPD.

À cet effet, LVI Avocats procède à une analyse systématique des risques inhérents à chacun des traitements de données à caractère personnel qu’il met en œuvre, aux fins de garantir un niveau de protection proportionné aux risques identifiés.

Lorsqu’un traitement est susceptible d’engendrer un risque élevé pour les droits et libertés des personnes physiques, LVI Avocats conduit une Analyse d’Impact relative à la Protection des Données (AIPD), conformément aux dispositions de l’article 35 du RGPD, en vue de réduire le niveau de risque à un seuil acceptable et d’assurer le respect effectif de la vie privée des personnes concernées.

Par ailleurs, le département de gestion des systèmes d’information de LVI Avocats déploie les mesures techniques et organisationnelles appropriées, afin de garantir un niveau de sécurité adapté et proportionné au risque, en conformité avec l’état de l’art et les bonnes pratiques reconnues dans le domaine de la sécurité des systèmes d’information.

Exercice des droits des personnes concernées

Conformément à la réglementation applicable en matière de protection des données à caractère personnel, les personnes concernées disposent d’un ensemble de droits leur permettant de maîtriser l’utilisation faite de leurs données. Les modalités d’exercice de ces droits sont exposées ci-après.

Droits reconnus aux personnes concernées

En application de la réglementation en vigueur, LVI Avocats garantit aux personnes concernées l’exercice des droits suivants :

Droit d’accès (art. 15 du RGPD) : Toute personne concernée est fondée à interroger LVI Avocats sur l’existence de traitements portant sur ses données à caractère personnel et à en obtenir communication, aux fins d’en vérifier le contenu et l’exactitude ;
Droit de rectification (art. 16 du RGPD) : Toute personne concernée est fondée à obtenir la rectification des données à caractère personnel inexactes ou incomplètes la concernant ;
Droit à l’effacement ou « droit à l’oubli » (art. 17 du RGPD) : Toute personne concernée est fondée à obtenir l’effacement de ses données à caractère personnel, dans les conditions et limites prévues par la réglementation applicable ;
Droit à la limitation du traitement (art. 18 du RGPD) : Toute personne concernée est fondée à obtenir la suspension temporaire de l’utilisation de tout ou partie de ses données à caractère personnel ;
Droit à la portabilité des données (art. 20 du RGPD) : Toute personne concernée est fondée à recevoir ses données à caractère personnel dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et à les transmettre à un tiers de son choix aux fins de réutilisation ;
Droit d’opposition (art. 21 du RGPD) : Toute personne concernée est fondée à s’opposer, à tout moment et pour des raisons tenant à sa situation particulière, au traitement de ses données à caractère personnel par LVI Avocats ;
Droit de retrait du consentement (art. 7 du RGPD) : Dans les cas où le traitement est fondé sur le consentement de la personne concernée, celle-ci est fondée à retirer ce consentement à tout moment, sans que ce retrait remette en cause la licéité des traitements antérieurement effectués ;
Droit relatif au sort des données après le décès (art. 85 de la Loi Informatique et Libertés) : Toute personne concernée est fondée à définir des directives relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de ses données à caractère personnel après son décès ;
Droit de réclamation auprès de l’autorité de contrôle (art. 12 du RGPD) : Dans l’hypothèse où la personne concernée estimerait que le traitement de ses données à caractère personnel méconnaît la réglementation applicable, elle est invitée à adresser une réclamation préalable à LVI Avocats à l’adresse [email protected]. À défaut de réponse dans un délai d’un (1) mois, la personne concernée est fondée à saisir la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) via son formulaire dédié.

Modalités d’exercice des droits

Les droits susmentionnés peuvent être exercés et toute réclamation peut être adressée à LVI Avocats par le biais du formulaire dédié.

Pour toute question ou observation relative à la présente politique de confidentialité, la personne concernée peut contacter le Délégué à la Protection des Données (DPO) de LVI Avocats à l’adresse électronique suivante : [email protected].

Droits et obligations de LVI Avocats en matière de traitement des demandes

À compter de la date de réception d’une demande d’exercice de droits, LVI Avocats dispose d’un délai de réponse d’un (1) mois. Ce délai est susceptible d’être prorogé de deux (2) mois supplémentaires, eu égard à la complexité ou au nombre des demandes reçues. En tout état de cause, LVI Avocats informe la personne concernée de cette prorogation et de ses motifs dans le délai d’un (1) mois à compter de la réception de la demande. La présentation d’une pièce justificative d’identité pourra être requise aux fins de garantir la sécurité et la confidentialité des données de la personne concernée.

LVI Avocats se réserve la faculté de rejeter toute demande d’exercice de droits dans les cas expressément prévus par la réglementation applicable en matière de protection des données à caractère personnel (droit inapplicable à la situation de la personne concernée, respect des droits des tiers, respect d’une obligation de confidentialité, etc.) ou en l’absence de fourniture d’une pièce justificative d’identité. La personne concernée est informée des motifs du refus.

Enfin, LVI Avocats se réserve le droit de ne pas donner suite aux demandes manifestement abusives, notamment en raison de leur nombre, de leur caractère répétitif ou de leur nature systématique.

Modifications et mises à jour de la politique

La présente politique de confidentialité est susceptible d’être modifiée à tout moment, afin de refléter l’évolution des pratiques de LVI Avocats en matière de protection des données à caractère personnel ou les exigences de la réglementation applicable.

Toute modification de la présente politique est portée à la connaissance des personnes concernées par l’indication, en tête de ce document, de la date de sa dernière mise à jour.

La version la plus récente de la présente politique prévaut sur toutes les versions antérieures et constitue le seul document opposable entre les parties.